営業支援システムのメリット

営業支援システムというシステムがどこまでできればよいのかという話に関して考えたいと思う．

営業を支援するもの

営業を支援するというからにはこのツールを使うことにより，より売れる可能性が高まらないと意味がないわけです．

営業する際に大事なことを整理してみようと思う．

【フォロー】お客様と企業とのコミュニケーション履歴の管理

一般的に言われていることがこれにあたる．
弊社のシステムでは「フォロー」と呼んでいる．

ある営業マンが別の部署に移動したり，退職したりした際にお客様とどのような話をしていたかがわからないと後任の営業担当が苦労することになる．

また，自分自身に対しても３ヶ月前，半年前にお客様と話した内容を正確に覚えておくのは難しい．

そこで会話履歴や行ったことの履歴を記録として残しておけば，後から見返せるので困らないということである．

これは営業支援システムとしては最低限必要なこととなる．

以下に具体的にどのような面でメリットがあるかを例をあげて説明する．

リマインダーとして

お客様と約束することはよくある．

• 見積をいつまでに提出します．
• 次の社内会議の後に結果を聞かせてください．
• 次のプロジェクトはいつ始まりますか？その前に連絡しますね．

手帳に書くならカレンダーに記入することになる．
Excel にただ書くだけなら，思い出すことは非常に難しい．

弊社の営業支援システムなら，前日と当日に自分にメールで通知させることが出来るようになっているので，わざわざ，スケジュールに入れ直す必要はありません．
スケジュール・カレンダーが主役ではなく，あくまでもそれは脇役．
カレンダー・スケジュールと言われる方がおられますが，本末転倒ではないでしょうか？

社内の他の人への情報共有手段として

フォローを記入した時に，その内容を上司や他の社員に知らせたいことがある．
その場合に宛先をクリックで追加するだけで簡単に複製を送ることが出来る．
ついでに開封確認をすることも可能なので，見た・見てない問題は発生しない．
Excel でそのままメールすることは出来ないし，紙の手帳でもこれは出来ない．
つまり，この部分はかなり効率化される．

過去にクレームになっているお客様との円滑なコミュニケーション

新しく担当になった営業マンが過去のクレームを知らずに電話すると「過去のことを忘れたのか？」とお客様が感情的になることは普通に考えられるし，実際ある．
以前，ご迷惑をかけたことをお詫びしつつ，お話を聞くことから新しい交流は始まる．
営業履歴が残っていないとこれが出来ないので，ご縁を復活させることは致命的に難しい．

その他，過去のそのお客様とのやり取りが分からないとうまく引継ぎが出来ないことはよくある．

【案件】商談進捗管理のお手伝い

弊社のシステムでは理由があって，商談に関してはフォローとは別に管理している．

商談は管理していかないと自分自身も忘れるし，会社自体も未来の数字が見えてこない．

その管理は Excel でも出来るが，それだと個人だけでの管理になる．
そこで，皆で見られるデータベースが必要になってくる．
クラウドで動く営業支援システムが重宝される原因はここにある．

必須入力項目の管理

営業の基本として，聞かなければいけないことがある．

これを項目として独立させて，これを入力しないと始まらないようにシステムが出来ている．

この意識させることが新人を一人前の営業マンに育てることに繋がる．

定型フォーマットで集計

しかも，そのフォーマットが個々人で違うと集計することが出来ないので，ある程度，定型フォーマットで集計できるようにしている．
そこが単なるコミュニケーション履歴の管理とは違う部分となる．

そして，集計すると何が起こるかというと，進捗状況を一目で誰でも確認が出来るようになり，将来の売上を管理することが出来るようになる．
将来の売上を管理することを先行管理(forecast)ということもあるが，これが分かると，その営業マンの将来の売上予測が出来るだけでなく，メーカーであれば生産管理にもつながる．

入力すると何がお得なのか？

入力することによるメリットは営業個人にもあるし，会社全体にもあることは分かったと思うが，他にもいろいろなことが出来る．
入力を嫌がる営業は多いが，それ以上のメリットがあるからこそ，入力させるのだということを理解する必要がある．

売れる営業マンを分析

営業支援システムに個々人がしっかり入力するようになると，その営業マン各人の長所・短所がみえてくる．

• お客様と円滑に話が出来ているのか，そうでないのか
• 自社の商品を間違って説明していないか
• 競合のことを分かっているのか
• お客様の状況を把握しているのか
• 価格の提示は適切かどうか
• 聞くべきことを聞けているかどうか

当然，うまく出来ている営業もいるだろう．とにかく記述だけはちゃんとしている．
ただし，売れている営業マンはどうだろうか？
売れていない営業マンの記述と売れている営業マンの記述を見ると気づくことがあるはずだ．

とにかく，売れている営業マンがしっかり書かないとお話にならない．
書かないと査定に響くようにするのが簡単な方法だ．

逆に売れない営業マンには何が足りないのかもそこから見えてくる．

単純に訪問回数や電話回数が足りないからなのか，お客様に対するヒアリングが十分に出来ていないのか．

それが分かれば解決の方法もおのずと見えてくる．

どの商品をどれくらい売っていくかをコントロールする

いろいろな商品がある中でも営業マンの得意・不得意があるので，一人一人見ていれば売る商品が偏っているということはよくある．
本来は別の商品が売れてよい地区なのに，その営業マンの得意商品しか売れないと会社にとっては損失でしかない．

このような集計をとらないとただ売上が上がっているというだけで，その営業マンの評価が高くなってしまう可能性が出てくる．
商品別に売上の集計もとるべきなのである．
その際に案件に記入していることが大きなメリットとなる．

営業マンの頑張りを正しく評価できる

数字と文章を確認すれば，比較的公平に営業マンの努力(体力・知力ともに)を評価することが出来るようになる．
正しく評価されれば営業マンのモチベーションもアップして，売上や利益も伸びていくということに繋がる．