営業日報を10分〜20分で終わらせる方法 〜 音声入力で顧客ごとに記録する

営業日報に時間がかかると感じている人は多い．

その原因の多くは，一日の終わりに，その日回った顧客の分をまとめて書こうとしているところにある．夕方に会社へ戻ってから，あるいは帰宅してから，何件分もの訪問を思い出しながら書けば，時間がかかるのは当然である．

営業日報は，まとめて書くのではなく，その都度，顧客ごとに入力していけば，そんなに時間はかからない．ここでは，スマホやパソコンの音声認識機能を使って，営業日報を短時間で終わらせる方法について考えてみる．

営業日報に時間がかかるのはなぜか

一日分をまとめて書こうとしている

訪問のたびに記録せず，一日の終わりにまとめて書こうとすると，その時点で何件分もの日報を一度に書くことになる．

件数が多い日ほど負担は大きくなり，日報を書くこと自体が後回しになりやすい．たまった日報を週末にまとめて書くようになると，もはや記録のための作業でしかなくなってしまう．

思い出しながら書いている

時間が経ってから書くと，商談の内容や顧客の反応を思い出すところから始めなければならない．

朝に訪問した顧客のやり取りを夕方に思い出そうとすれば，細かい部分は曖昧になる．思い出すために時間がかかるうえに，記録の中身も薄くなってしまう．

手で入力している

営業日報を一文字ずつキーボードやスマホの画面で入力していると，それだけで時間がかかる．

特に外出先でスマホの小さな画面に文章を打ち込むのは手間がかかり，つい後回しにしてしまう原因になる．

報告書の体裁で書こうとしている

営業日報を上司への報告書として書こうとすると，適当なことは書けないという意識が働き，言葉を選び，文章を整えることに時間がとられる．

体裁を整えるための推敲は，営業活動そのものには何も足していない．報告の形にこだわるほど，日報を書く時間は長くなっていく．

営業日報はその都度・顧客ごとに入力する

訪問が終わった直後に入力する

営業日報を短時間で終わらせるうえで一番効果があるのは，訪問や商談が終わった直後に入力してしまうことである．

商談の直後であれば，顧客の反応も次回の約束も記憶に新しく，思い出す必要がない．車に戻ったとき，駅で電車を待っているとき，次の訪問までの少しの時間で，その一件分だけを記録すればよい．

一件ずつなら負担は小さい

まとめて書くと大きな負担に感じる作業も，一件ずつに分ければ大したことはない．

一件あたり数分もあれば，商談の内容と次の対応は記録できる．これを訪問のたびに繰り返せば，一日の終わりに改めて日報を書く時間は必要なくなる．会社に戻ったときには，その日の記録はすでに終わっている状態になる．

報告ではなく備忘録として書く

営業日報を書くときの気持ちとして重要なのは，上司への報告ではなく，自分のための備忘録として書くことである．

報告の体裁を取ると，推敲に時間がとられるだけではない．上司に見せるために整えられた文章は，要約や言い換えが入った時点で，生のお客様とのやり取りの記録ではなくなってしまう．

備忘録であれば，顧客が実際に口にした言葉や，その場で感じたことを，ありのまま残せばよい．あとから見返して価値があるのは，整った報告文ではなく，こうした生の記録の方である．

日付ごとに書いた日報は検索性が悪い

そもそも，営業日報を日付ごとに書き込んでいく形には，あとから情報を探しにくいという問題がある．

顧客ごとの推移がわからない

日付順に並んだ日報から特定の顧客の記録を探すには，過去の日報を一枚ずつ遡って，その顧客の名前を探すしかない．前回の商談で何を話したのか，見積もりをいつ出したのかを確認するだけでも時間がかかる．

顧客ごとに記録していれば，その顧客の記録を開くだけで，最初の接触から現在までの推移がひと目でわかる．商談がどう進んできたのかが見えるため，次にどう動くべきかも考えやすい．

日報・週報・月報は集計すれば作れる

顧客ごとに記録した内容を，日で集計すれば日報になり，週で集計すれば週報，月なら月報になる．

つまり，日々の記録さえ顧客ごとに残しておけば，日報や週報は記録の集計にすぎず，自動的に作成することができる．人がいちいちまとめ直す必要はない．逆に，日付ごとに書いた日報から顧客ごとの経緯を組み立て直すのは，人手では手間のかかる作業になる．

記録は顧客ごとに残し，日付ごとの報告は集計で作る．この順番にしておくことが，あとで情報を活用するための前提になる．報告は集計が引き受けてくれるのだから，一件一件の記録は備忘録の気持ちで書けばよい．

音声認識を使えば入力の手間が減る

その都度入力するとしても，スマホの画面で文字を打つのが面倒だという人は多い．そこで役に立つのが，スマホやパソコンに標準で備わっている音声認識機能である．

スマホの音声入力を使う

iPhoneでもAndroidでも，キーボードにはマイクのアイコンがあり，話した言葉をそのまま文字にできる．

訪問を終えて車に戻ったら，その場で話しかけるだけで日報の下書きができる．小さな画面を指で操作するより速く，運転前のわずかな時間でも記録を残せる．

パソコンの音声入力を使う

会社のパソコンでも音声入力は使える．WindowsにもMacにも音声入力の機能があり，キーボードを打たずに文章を入力できる．

タイピングが得意でない人でも，話す速さで記録できるため，日報の入力にかかる時間を短くできる．

Windowsで音声入力を始める方法

Windowsでは，文字を入力したい場所にカーソルを置いた状態で，キーボードの Windowsキー ＋ H を押すと音声入力が始まる．

マイクのアイコンが表示されたら，あとは話しかけるだけで文字が入力されていく．音声入力を終えるときは，もう一度マイクのアイコンをクリックするか，Windowsキー ＋ H を押せばよい．

Macで音声入力を始める方法

Macの音声入力は，初期状態のままでは使えない．先に「システム設定」の「キーボード」にある「音声入力」をオンにし，同じ画面の「ショートカット」で，音声入力を開始するキーを設定しておく必要がある．例えば「Fnキーを2回押す」などを選んでおく．

設定が済んだら，文字を入力したい場所にカーソルを置き，設定したショートカット（例：Fnキーを2回押す）で音声入力が始まる．マイクのアイコンが表示されたら話しかけるだけで文字が入力され，終えるときはもう一度同じキーを押せばよい．

話し言葉のまま入力してよい

音声で入力するときは，きれいな文章にしようとしなくてよい．

「見積もりを来週出す約束」「価格は他社と比較中」といったように，話し言葉のまま短く記録すれば十分である．営業日報は，報告書ではなく備忘録である．あとから自分や社内の人が状況を把握できればよいのであって，整った文章にすることが目的ではない．

10分で終わらせる一日の流れ

ここまでの方法をまとめると，営業日報を短時間で終わらせる一日の流れは次のようになる．

• 訪問や商談が終わったら，その場でスマホの音声入力を使って一件分を記録する
• 商談の内容，顧客の反応，次回の対応だけを話し言葉で短く残す
• 次の訪問先へ移動し，終わったらまた同じように記録する
• 会社に戻ったら，記録した内容を軽く見直すだけで終わる

このように一件ずつ記録していけば，一日の日報にかける時間は合わせても10分程度で済む．夕方にまとめて1時間かけて書いていた作業が，移動時間のなかで終わるようになる．

レクタスの営業支援システムなら顧客ごとに音声で記録できる

その都度・顧客ごとに記録するという方法は，Excelや紙の日報でも実践できる．ただ，Excelを外出先のスマホで開くと横長になって入力しにくく，顧客名を毎回入力する手間も残る．

レクタスの営業支援システムは，顧客ごとに営業日報を記録することを前提に作られている．

顧客をクリックで選んで記録できる

顧客はあらかじめ登録されているため，一覧からクリックして選ぶだけで，その顧客に日報を紐づけられる．会社名を毎回入力する必要がなく，表記のばらつきも起きない．

スマホからそのまま入力できる

スマホの画面に合わせて表示されるため，外出先でも横スクロールなしで入力できる．入力欄では，スマホ標準の音声入力をそのまま使える．訪問直後にその場で話しかけるだけで，一件分の記録が残せる．

記録が顧客ごとに蓄積される

その都度入力した内容は，顧客ごとに時系列で蓄積されていく．過去にどんなやり取りがあったのかを顧客単位で確認できるため，日報が単なる記録で終わらず，次の営業に使える情報になる．

日報・週報・月報は自動で集計される

顧客ごとに入力された記録は，日で集計すれば日報，週で集計すれば週報，月なら月報として確認できる．

報告のために改めて資料をまとめ直す必要はなく，営業担当者はその都度の入力だけで報告まで終わらせられる．管理者も，担当者から日報を集めて回らなくても，その日の営業活動をそのまま確認できる．担当者が報告のために文章を整える必要がないから，記録にはお客様との生のやり取りがそのまま残る．

まとめ

営業日報に時間がかかるのは，一日分をまとめて，思い出しながら，報告書の体裁で，手で入力しているからである．

これを，訪問が終わった直後に，顧客ごとに，備忘録の気持ちで音声入力する形に変えれば，一件あたりの負担は小さくなり，一日の日報は10分程度で終わるようになる．顧客ごとに記録しておけば，顧客との推移もひと目で追えるようになり，日報・週報・月報は集計するだけで作れる．

レクタスの営業支援システムを使えば，顧客をクリックで選び，スマホの音声入力でその場で記録できる．記録は顧客ごとに蓄積され，日報や週報として自動で集計されるため，次の営業にそのまま活かせるようになる．

なお日報の入力に限らず営業の現場で起きる問題の多くは同じ根に行き着く．全体像は「売上が伸びない原因は営業ではなく情報にある」で整理した．

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