商談の録音を文字起こしして要約する 〜 音声を外部のAIサービスに送りません

訪問から戻ってきて，商談の中身を営業支援システムに書く．この作業に時間がかかるという声はよく伺います．

録音は残っているのに，それを文字にする手間が惜しくて後回しになる．そのうちに細かいところを忘れてしまう．

レクタスの営業支援システムでは，お客様とのコミュニケーション履歴を書く画面から録音ファイルを選ぶだけで，文字起こしと要約までが終わります．

録音を選ぶだけで要約まで進みます

手順は三つです．

• コミュニケーション履歴の登録画面で録音ファイルを選ぶ
• 文字起こしが終わったら「要約」を押す
• 要約を確認して，必要なら直してから「挿入」を押す

19分の録音でおよそ3分です．待っている間は別の作業をしていただけます．

スマートフォンからも同じように使えます．iPhone の通話録音や，打ち合わせ中にマイクで録ったものをそのまま選べます．

対面の打ち合わせはピンマイクが楽です

電話ならスマートフォンの通話録音で済みますが，対面の打ち合わせは少し工夫が要ります．机の上にスマートフォンを置いておくだけでも録れますが，周囲の音を拾って聞き取りにくくなりがちです．

襟に留める小型のクリップマイク（ピンマイク）を使うと楽になります．口元に近いので声がはっきり入り，両手が空きます．4,000円ほどのものからあり，それで十分です．

展示会のように周囲が騒がしい場所では，とくに差が出ます．立ち話で何件も続けたあとに，どの会社と何を話したかを思い出すのは大変です．

録ることは先に伝えてください

当たり前のことですが，録音することは必ず相手に断ってからにしてください．襟に付ける形のマイクは相手からも見えるので，「記録のために録らせてください」と一言断るきっかけにもなります．

実際には断って断られることはほとんどありません．言った言わないを防ぐのは相手にとっても同じだからです．

音声も本文も外部のAIサービスには送りません

ここが他社のサービスと最も違うところです．

商談の録音には取引先の社名や金額，人事の話まで入ります．そうした内容を社外のAIサービスに預けることに抵抗のある会社は少なくありません．

レクタスの文字起こしと要約は，弊社が管理するサーバーの中だけで処理します．音声ファイルも文字起こしした本文も，外部のAIサービスへは一切送信しません．

送っていないので，商談の中身が外部のAIの学習に使われることもありません．

固有名詞は先に教えてから文字認識します

文字起こしで実際に残る誤りは，そのほとんどが社名と人名です．会話の中身は正しく取れていても，相手の会社名が別の語に化けると記録として使えなくなります．

そこでレクタスでは，登録画面にすでに入力されている情報を文字起こしの前に渡しています．顧客の会社名，同席した方の名前，自社名，担当者名です．商談では名乗りのときに必ず声に出る語なので，先に知らせておくだけで聞き取りの精度が上がります．

要約は必ず目で見てから入ります

要約が自動でそのまま記録に入ることはありません．

画面には文字起こしの原文と要約が並べて表示されます．見比べたうえで直したいところがあればその場で編集できます．「挿入」を押して初めて記録の本文に入ります．

確認の画面を挙げているのには理由があります．AI は必ず間違えます．とくに多いのが「誰がやることなのか」の取り違えで，自社側の宿題を相手の宿題として書いてしまうことがあります．そのまま入ってしまうと後で困るので，必ず人の目を通す形にしています．

要約は金額と決裁者も抜き出します

要約は文章としてまとめるだけではありません．商談の中に出てきた金額と，決裁に関わる方の名前を別に取り出します．

この二つは後から探すときに効いてきます．金額が入っていれば見積もりの経緯を追えますし，決裁者の名前が残っていれば次に誰に会うべきかが分かります．

使える形式と大きさ

• 形式：m4a ／ mp3 ／ wav ／ webm ／ ogg ／ oga ／ mp4 ／ aac ／ 3gp ／ amr ／ flac ／ caf
• 大きさ：1ファイル 20MB まで
• 目安：19分の録音でおよそ3分で文字になります

端末を問わず，録れたものをそのまま選べます．iPhone の通話録音は m4a，iOS のボイスメモは caf，Android の録音は 3gp や amr ですが，いずれも変換していただく必要はありません．動画の mp4 を渡していただいても，音声だけを取り出して文字にします．

すでに文字になっているものも要約できます

録音ファイルがなくても構いません．本文を貼り付ければそこから要約できます．

iPhone の文字起こし機能を使った場合や，他の会議ツールが出力した議事録でも同じです．入口を問わず，本文があれば要約にかけられます．

料金

営業支援システムの標準料金のままお使いいただけます．文字起こしと要約に追加の費用はかかりません．回数や時間による課金もありません．

導入について

すでに弊社の営業支援システムをお使いであれば，そのままお使いいただけます．新しくソフトを入れていただく必要はありません．

これからご検討の方は営業支援システム（SFA）のページもあわせてご覧ください．無料でお試しいただけます．進め方は支援の流れにまとめています．

まずは「うちの録音でどれくらい使えるか」というご相談からで構いません．フォームよりお問い合わせください．