案件管理 〜 お客様との会話から次の行動を考える

営業の感覚ではなく入力内容で進捗が変わる

営業から「もう売れそうです」と報告を受けると順調に進んでいるように聞こえます．しかしお客様がいつまでに必要としているかを聞いていない．いくらぐらいなら購入できるかも聞いていない．それではまだ商談になったとはいえません．

レクタスの案件管理では入力された項目から進捗を自動で判定します．営業が「売れそう」と入力して段階を決める仕組みではありません．お客様から何を聞けたかによって「コンタクト」「話題」「商談」へ進みます．

「コンタクト」「話題」「商談」の意味

進捗	案件で確認できていること	意味
コンタクト	お客様のお困りごとや競合の情報	お客様の状況を聞いている段階
話題	提案する商品や数量	自社の商品を提案できた段階
商談	納期と予定金額	必要な時期と予算の両方を聞けた段階

商品を提案しても納期か予定金額のどちらかが空欄なら進捗は「話題」です．両方が入力されると「商談」に変わります．進捗が変わった日も残るため案件がいつ動いたかを後から確認できます．

入力欄が「次に聞くこと」を教える

例えば工場に検査装置を提案しているとします．営業は手応えを感じているのに案件画面では「話題」のままです．入力欄を見ると納期と予定金額が空欄でした．

• いつまでに必要なのか
• 予算はいくらぐらいなのか
• 購入を決める人は誰なのか
• その人は何を心配しているのか

空欄を埋めるにはお客様へ確認しなければなりません．使い続けるうちに営業自身が「ここまで聞かないと商談にはならない」と気づくようになります．次の訪問で何を聞くべきかも自然に分かります．

これは管理者が進捗を監視するためだけの仕組みではありません．商談に必要な聞き取りを日々の入力から身につける営業教育の仕組みです．

営業会議で指摘できなくても抜けが見える

上司は案件一覧や案件画面の「進捗」を見るだけで聞き取りがどこまで進んでいるかを判断できます．「話題」のままなら商品は提案できていても納期か予定金額がまだ確認できていません．担当者を問い詰めなくても案件の進み具合と次に確認すべきことが分かります．

本来は営業会議で「納期は聞いたのか」「予算は確認したのか」と管理者が一件ずつ確かめればよいでしょう．しかし全ての案件について適切な質問を続けられる営業管理者は多くありません．営業本人の感覚だけで報告が終わることもあります．

レクタスでは入力の不足が進捗に表れます．管理者が毎回指摘しなくても聞けていない項目が残ります．営業本人も上司も同じ事実を見ながら次の行動を考えられます．

例えば納期を確認すると「年度内に必要」と分かることがあります．予定金額を確認すると「予算化には効果の説明が必要」と分かることもあります．ここまで聞いて初めて次に用意する提案が具体的になります．

案件に残せる情報

案件では顧客や担当者に加えて次のような情報を管理します．

• 案件の内容，商品，金額
• 進捗，受注の確度
• 発生日，納期，受注日・失注日
• 競合や受注・失注の理由

案件には関連するフォローや見積の件数が表示されます．顧客ごとの履歴で会話や見積を確認してフォローに関連付けた案件を開くこともできます．フォロー記録とは電話や訪問などでお客様とやり取りした内容です．金額の話だけでなく購入を考えた理由や比較している商品も残しておくと判断に役立ちます．

受注確度を考える際もお客様が話した事実と営業側の予想を分けておくことが大切です．責任者に確認できていないことがあればその確認を次の行動にします．

商品や納期などの表示項目は利用する会社の設定によって異なります．

会話とホームページ閲覧を案件に重ねる

案件に残した会話にホームページ閲覧解析の情報を重ねるとお客様が面談後に何を調べていたかも次の提案に使えます．どのページを見たかだけでなくページのどこで手を止めたかや何度も読み返した部分を確認できます．

例えば既存システムからの変更を心配していた担当者がその後に移行方法と導入事例を繰り返し読んでいたとします．その動きから変更時の不安が残っている可能性を考えられます．次の訪問では移行の手順や支援体制を用意して実際に心配している点を聞けます．

会話で聞いたことと面談後の閲覧を合わせると次に何を確かめて何を提案するかが具体的になります．

条件を絞って今確認する案件を探す

期間や進捗，商品群，内容などの条件で案件を検索できます．選択した顧客や会社の案件履歴，残っている案件も確認できます．関連する案件を絞り込んで次に対応する話を探します．

連絡が止まっているように見える場合には関連するやり取りも確認します．相手から連絡を待つ約束だったのか．こちらから資料を送るはずだったのか．事情によって対応は違います．

上司や同僚が一緒に考える材料にする

担当者が「どうすれば受注できますか」と相談するときに実際の会話が残っていれば具体的に考えられます．

先ほどの例なら「責任者は何時間まで停止できると言っていたか」「技術担当と一緒に説明できるか」と確認できます．次の訪問後には相手の反応を残して提案が役立ったかを振り返ります．

こうした相談を重ねることで担当者自身も何を聞くべきかを学べます．案件管理を日々の営業教育にも使うという考え方です．

受注・失注の結果を次の営業に生かす

結果が出た案件には理由を残します．失注理由が「価格」だった場合も何と比較されたかを確かめます．必要な効果を説明できていたかを振り返る材料にもなります．

案件をまとめて確認する受注計画表や営業活動の集計と組み合わせると個別の対応に加えて会社として見直す点も考えられます．詳しくは集計から営業方法を見直すをご覧ください．

自社の案件でどう使うか

現在の案件表と普段の営業の進め方をお聞きします．どの情報を残してどう確認するかをご一緒に整理します．案件管理の使い方を相談するからお問い合わせください．

レクタス全体の考え方はお客様との会話を次の提案に生かす営業支援でご説明しています．その他の機能は営業支援システムの機能紹介をご覧ください．