営業会議で報告ばかりしていませんか？

毎週月曜の朝営業全員が会議室に集まる．一人ずつ順番に先週の活動を報告していく．「A社とB社を訪問しました」「C社に見積を提出しました」「今週も引き続き頑張ります」．上司はうなずきながら聞き，数字の足りない者には「もっと件数を回れ」と発破をかける．2時間後，会議は終わり，全員が自分の席に戻っていく．

そして翌週も同じ会議が繰り返される．

こうした営業会議は多くの会社で見られる光景である．順番に報告が読み上げられていく様子は一見，情報共有ができているように見える．しかし一方向の報告で終わるだけならその会議にはまったく意味がない．

では全員の時間を使って集まる営業会議は本来何をする場なのだろうか．ここでは報告だけの営業会議に意味がない理由と，営業会議で本当に決めるべきことについて考えてみる．

報告だけの営業会議に意味がない理由

過去の読み上げなら書面を配れば済む

「先週は15件訪問しました」「A社に見積を出しました」という報告はすでに終わったことの読み上げである．それを聞いたところで何かが変わるわけではない．

事実を共有するだけなら書面やメールで回覧すれば済む．全員の仕事を止めて一つの部屋に集め，順番に読み上げを聞かせる必要はどこにもない．

次の動きが何も決まらないまま終わる

報告して，聞いて，終わる．会社全体として次にどう動くのかが決まらないまま会議が終わるため翌週の営業活動は先週と何も変わらない．

そして翌週の会議でも同じような報告が繰り返される．会議は開かれているが何も決まっていない．これが報告だけの営業会議の実態である．

営業会議は全体の「数字」を見て次の動きを決める場である

営業会議は一件一件のお客様への動きを細かく検討する場ではない．全員で集まっているのだから見るべきはチーム全体として数字が足りているかどうかであり，その数字に対してこの先どう動くかである．

数字は足りているのか，足りていないのか

まず確認すべきは目標に対して数字が足りているのか，足りていないのかである．今月の着地見込みはどうか．来月，再来月に向けた商談は十分に積み上がっているか．

ここが曖昧なまま個別の話に入ってしまうと会議は「頑張っている報告」の場になり，全体として今どういう状況なのかが誰にも分からなくなる．

足りているなら次にどんな動きをするか

数字が足りていてもそれは今の話である．今の商談が一巡したあと次に何が残っているのか．見込み客は十分にあるのか．

足りているうちに次の仕込みをしておかなければ数ヶ月後に商談が切れて数字が落ちる．足りているときこそ次にどんな動きで数字を積み上げるかを決めておく．

足りていないならどこをどう変えるか

足りていないならどこに原因があるのかを全体として見る．活動量が足りないのか，商談はあるのに決まっていないのか．

• 活動量が足りないなら電話件数を増やすのか，訪問件数を増やすのか
• 商談はあるのに決まらないなら商談の質や進め方のどこに問題があるのか
• そもそも見込み客が足りていないならどうやって新しい引き合いを増やすのか

「もっと頑張れ」ではなく全体としてどの動きをどれだけ変えるのかを具体的に決める．これが数字を追う会議で決めるべきことである．

個々のお客様への詰めは会議でやらない

一方で「A社の商談ではこう言うべきだった」「B社の宿題は明日までに出せ」といった一件一件のお客様への細かいアドバイスや詰めは全員が集まる会議には向かない．

大勢の前で一人の営業の個別案件を詰めても他のメンバーには関係のない話を聞かされる時間になるだけである．しかも人前での詰めは本人を萎縮させ，本音を引き出しにくい．個々の営業への詰めやアドバイスはマンツーマンで記憶が新しいうちに行うほうがはるかに効果的である．

このマンツーマンでの詰め方については別の記事「営業へのアドバイス，営業会議でやっていませんか？」で詳しく書く．

数字を追うにも日頃の記録が要る

数字が足りているかどうかを見るにも電話件数・訪問件数・商談の進捗が日々記録されていなければ会議は「だいたいこれくらい」という感覚論になってしまう．

一人ずつ口頭で件数を報告させて集計しているようではそれだけで会議の時間は終わる．数字を前提に議論する会議は日頃の記録が自動で集まって初めて成り立つ．

レクタスの営業支援システムなら数字が自動で集まる

レクタスの営業支援システムは日々の営業活動を顧客ごとに記録し，会社全体で共有することを前提に作られている．

活動の件数と商談の進捗が自動で集計される

日々の記録が入力されていれば電話件数や訪問件数，商談の進捗が自動で集計される．一人ずつ口頭で報告させなくてもチーム全体の数字が一目で分かる．

日報や週報も自動で出来上がる

顧客ごとに残した記録は日で集計すれば日報，週で集計すれば週報になる．報告のための資料づくりも，会議での読み上げも必要なくなる．

会議は数字を前提に「次の動き」を決める場になる

数字が自動で見えていれば会議は報告を聞く場ではなくなる．足りているのか足りていないのか，足りていないならどこを変えるのかという全員で集まらなければ決められないことだけに時間を使えるようになる．

まとめ

順番に報告を読み上げるだけの営業会議には意味がない．過去の事実を共有するだけなら書面で済み，一方向の報告からは次の動きが何も生まれないからである．

全員で集まる営業会議で決めるべきはチーム全体として数字が足りているか，足りていないか，そして足りているなら次にどう動くか，足りていないならどの動きをどう変えるかである．一件一件のお客様への詰めやアドバイスは会議ではなくマンツーマンで行うほうが効果的である．

そして数字を前提に議論する会議は日頃の記録があって初めて成り立つ．レクタスの営業支援システムなら日々の活動が自動で集計され，報告のための会議をやめて次の動きを決める会議に変えることができる．